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Frau steht auf Büroflur
Foto: Simon Hofmann

Expertin im GesprächKommunikation schafft Sicherheit

Wie sorgt man für ein gesundes Kommunikationsklima? VBG-Arbeitspsychologin Ines Kohl kennt aus ihrer Beratungspraxis die Herausforderungen – und Lösungen.

Frau Kohl, worin liegt die Heraus­forderung für Unter­nehmen, jeden Mit­arbei­tenden adäquat über Neuig­keiten und Infor­mationen auf dem Laufenden zu halten?
Kommunikation im Unternehmen ist ein komplexer Prozess, bei dem viele unter­schiedliche Menschen aktiv mitwirken. Sie dient neben der reinen Infor­mations­ver­mittlung auch der Moti­vation, dem Austausch, der Rück­meldung und Betei­ligung.

Die große Heraus­for­derung für Betriebe besteht darin, die passenden Infor­mations­kanäle, von Besprechungen bis zum Chat, auszuwählen und für sich zu nutzen. Wie kommuniziert wird, gibt viel Auskunft über die bestehende Unter­nehmens­kultur – daher sollte die Kommuni­kations­stra­tegie stets ziel­orientiert, passgenau und vor allem authentisch sein. Das persönliche Gespräch sollte dabei fester Bestand­teil sein, ist es doch uner­lässlich für die Ausge­staltung zwischen­mensch­licher Beziehungen.

Redewendung nötig? Ines Kohl berät Führungskräfte und Mitarbeitende in Workshops.

Redewendung nötig? Ines Kohl berät Führungskräfte und Mitarbeitende in Workshops.

Foto: Simon Hofmann

Sie moderieren Work­shops, in denen Kommuni­kation im Unter­nehmen zum Thema gemacht und gemeinsam reflektiert wird. Was läuft denn besonders häufig schief?
Beschäftigte äußern häufig das Gefühl, nicht recht­zeitig oder ausrei­chend informiert zu werden. Oft kommt zur Sprache, dass es zu viele Platt­formen und Kanäle gibt und nicht klar ist, welche Infor­mation wo zu finden ist. Ein weiteres Problem besteht, wenn sich interne und externe Unter­nehmens­kommunikation wider­sprechen oder Mitar­bei­tende zuerst aus der Zeitung etwas zur Lage der Firma erfahren. In meiner Bera­tungs­praxis habe ich bislang kaum Unternehmen kennen­gelernt, bei denen es keinen Ver­besserungs­bedarf bei der Kommuni­kation gegeben hätte.

Würden Sie sagen: Je kleiner ein Unter­nehmen, desto besser gelingt Kommuni­kation?
Es hängt nicht allein von der Größe ab. Jedes Unter­nehmen steht vor verschie­denen Heraus­for­derungen und der Aufgabe, eine eigene Kommunika­tions­kultur zu ent­wickeln.

Ein guter Austausch verlangt einen Vertrauens­vorschuss durch die Füh­rungs­kraft, eine gelebte Feedback-Kultur sowie eine Begegnung auf Augen­höhe – in kleinen wie größeren Unter­nehmen. Kommuni­kation ist ein ständiger Prozess, der mit Leben gefüllt werden muss. Die Basis dafür ist für mich eine Geschäfts­führung, die transparent agiert und wert­schätzend alle Beschäf­tigten mit ins Boot holt.

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Kommunikation als Prävention

Mit der Kampagne „kommmitmensch“ unterstützt die VBG Unternehmen dabei, eine Kultur der Prävention zu schaffen. Das Beratungs- und Seminarangebot umfasst neben dem Handlungsfeld „Führung“ auch das Thema „Kommunikation“.

Die Toolbox „kommmitmensch-Dialoge“ lädt etwa dazu ein, die unternehmensspezifische Kommunikation gemeinsam an konkreten Beispielen zu reflektieren und aus der Belegschaft heraus Verbesserungsvorschläge abzuleiten. Die Dokumentation der Ergebnisse wird anschließend mit der Geschäftsführung besprochen und das weitere Vorgehen geplant. 

„Unternehmen, die sich für einen solchen Workshop entscheiden, haben erkannt, dass Kommunikation nur so gut sein kann, wie sie von den Beschäftigten wahrgenommen wird“, sagt VBG-Arbeitspsychologin Ines Kohl. Der Workshop dient der Evaluation vorhandener Kommunikations­maßnahmen, schafft Bewusstsein und motiviert die Beschäftigten, indem entwickelte Maßnahmen auch umgesetzt werden.

Weitere Informationen finden Sie hier oder melden Sie sich direkt per E-Mail: kommmitmensch@vbg.de

 

Im Zuge des digitalen Wandels ändern sich das Tempo und die Kommuni­kations­mittel fort­laufend. Wie schafft man es, mit dieser Geschwin­digkeit Schritt zu halten?
Zunächst sollten sich Unternehmen fragen: Wer ist die Zielgruppe, und welches Kommuni­kationsziel soll erreicht werden? Erst dann können passende Kommunika­tions­kanäle ausge­wählt und einge­führt werden – idealer­weise, indem die Beschäf­tigten und ihre Bedürf­nisse vorab mitein­bezogen werden. Empfinden diese das neue Medium als nicht plausibel, irre­levant oder zu kompliziert, sinkt die Akzeptanz zur Nutzung erheblich. Für die Beschäf­tigten muss klar erkenn­bar sein, wie mit dem neuen Medium gearbeitet werden soll und welche Verän­derungen sich daraus für die persön­liche Arbeits­weise ergeben.

Solch ein Prozess der persön­lichen Ausein­ander­setzung ist notwendig und benötigt oft Zeit und Gespräche. Vorgesetzte können insofern dabei unter­stützen, indem sie deren Nutzung vorleben und dies auch von den Beschäftigten einheitlich einfordern.

Der persönliche Kontakt ist unverzichtbar.
Ines Kohl, VBG-Arbeitspsychologin

Fast altmodisch steht dem das persönliche Gespräch gegenüber. Wann ist dieses sinnvoll?
Der persönliche Kontakt ist unver­zichtbar. Er schafft Vertrauen und vermittelt Wert­schätzung. Daher sollte informelle Kommuni­kation nicht unterschätzt werden. Erfolg­reiche Unter­nehmen ermög­lichen gezielt den Austausch, etwa durch einen gemein­samen Pausen­raum, Begegnungs­zonen, Hospita­tionen oder Betriebs­feste.

Wie schafft man es als Unternehmen, dass Sicher­heits­themen in den Köpfen der Mitarbei­tenden präsent bleiben und gelebt werden?
Hier gibt es keine Kompro­misse: Informa­tionen zu Sicher­heit und Gesund­heit am Arbeits­platz müssen alle Beschäf­tigten erhalten und verstehen. Sie werden jedoch nur dann wahr­genommen, wenn sie den Einzelnen betreffen. Werden Sicherheits­themen also persönlich besprochen und gibt es Zeit für Nachfragen, signa­lisiert dies: Hier geht es um mich! Damit sich Beschäf­tigte sicher und gesund verhalten, gehören Sicher­heits­themen regel­mäßig auf den Tisch. Es ist zudem klug, Mit­arbei­tende als Wissens­träger einzu­beziehen und ihre Ideen für Verbesserungen aufzu­greifen. Erst wenn Sicher­heit und Gesund­heit als Werte im Unter­nehmen etabliert sind, können sie auch auf allen Ebenen gelebt werden.

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