Schluss mit der Meetingmüdigkeit!
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Montagmorgen, 9 Uhr. Sie werfen einen Blick in den Kalender und sehen: Heute besteht Ihr Tag erneut aus einer Reihe von Meetings. Sie verspüren ein mulmiges Gefühl, denn auf Ihrer To-do-Liste stehen noch etliche Dinge, die Sie heute abarbeiten müssen.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie damit nicht allein. Doch stellen Sie sich vor, Meetings wären nicht nur Termine im Kalender, sondern Produktivitäts-Booster: Momente, die verbinden, Ideen schärfen und Entscheidungen voranbringen.
Was macht ein gelungenes Meeting aus?
Ein gutes Meeting fühlt sich nicht nur effizient an – es hinterlässt das Gefühl, gemeinsam etwas bewegt zu haben. Dr. Monika Keller, Arbeitspsychologin bei der VBG, bringt es treffend auf den Punkt: „Ein Meeting braucht ein Ziel. Warum treffen wir uns überhaupt?“
Klare Rollen schaffen: Eine Moderation benennen
Die Moderation schafft Struktur im Meeting. Sie setzt klare Signale, lenkt den Blick auf das Wesentliche und führt das Team Schritt für Schritt durch die Agenda. Doch das bedeute nicht, dass die Verantwortung allein auf den Schultern der Moderation liegen müsse, ergänzt Monika Keller: „Aufgaben wie Zeitmanagement und Protokollführung können bewusst von anderen Teilnehmenden wahrgenommen werden.“
Übrigens: Die Moderation ist nicht automatisch Aufgabe der Führungskraft! Meetings können feste Moderationen haben, oder – je nach Teamkonstellation – diese Rolle auch im Wechsel vergeben. Das sorgt für Entlastung der Führungskraft und bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen. Unter Umständen braucht es dann jedoch vorherige Absprachen und klare Erwartungen, damit Moderierende ihre Rolle selbstbewusst ausfüllen können. Dabei hilft die VBG: „Klare Absprachen und Erwartungen sind das A und O, in Meetings und beim hybriden Arbeiten! Der VBG-Teamworkshop ‚Team Agreements‘ ist ideal, um zu solchen Absprachen zu gelangen und steht kostenlos zur Verfügung“, so Keller.
„Eine aussagekräftige Agenda dient nicht nur als roter Faden im Meeting, sondern gibt den Eingeladenen auch die Möglichkeit, sich auf die Themen vorzubereiten“
Was nun noch fehlt: Der Inhalt. Denn dieser sollte für jedes Meeting im Vorfeld definiert mithilfe einer Agenda werden. „Eine aussagekräftige Agenda dient nicht nur als roter Faden im Meeting, sondern gibt den Eingeladenen auch die Möglichkeit, sich auf die Themen vorzubereiten“, erklärt Monika Keller und ergänzt: „Mit einer guten Agenda lässt sich für Teilnehmende schnell erkennen, wo sie sich im Meeting aktiv einbringen können und sollen. Das macht es leichter, die eigenen Aufgaben richtig zu priorisieren.“
Beteiligung und Kreativität fördern
Sind die Rollen verteilt und die Erwartungen geklärt, kann die Moderation durch die Agenda des Meetings führen. Die Moderation sollte allen Stimmen Raum geben. „Manchmal reicht schon ein gezielter Impuls wie: ‚Gibt es noch andere Erfahrungen?‘, um Teilnehmende zur aktiven Beteiligung zu motivieren“, führt Keller an. Außerdem sollte die Moderation darauf achten, den zeitlichen Rahmen einzuhalten und längere Diskussionen zu strukturieren. Apropos Struktur: Diese schließt Kreativität nicht aus! „Kreative Prozesse funktionieren gut, wenn klar ist, wann sie stattfinden und wie sie gestaltet werden – etwa durch Brainstorming-Methoden, digitale Pinnwände oder Kollaborationstools, die natürlich besonders bei hybriden oder rein virtuellen Meetings relevant sind“, sagt Monika Keller.
Fehlende Pausen sorgen für Frust
Keine steile These, dennoch muss sie wiederholt werden: Pausen sind wichtig. Vor allem virtuelle Meetings sind kognitiv anstrengender, weil der Blick dauerhaft auf den Bildschirm gerichtet ist. Kurze Unterbrechungen, kleine Aktivierungsübungen und ein bewusst gestaltetes Check-in nach der Pause können Wunder wirken. „Übrigens unterschätzen viele Führungskräfte ihre eigene Vorbildfunktion, wenn es darum geht, Pausen einzulegen. Indem Führungskräfte Pausen einplanen, tun Sie sich also selbst etwas Gutes und auch ihren Beschäftigten!“ ergänzt Monika Keller.
„Indem Führungskräfte Pausen einplanen, tun Sie sich selbst etwas Gutes und auch ihren Beschäftigten!“
Dr. Monika Keller ist Arbeitspsychologin bei der VBG und Expertin zum Thema hybride Arbeitsformen. Sie ist unter anderem Mitautorin des VBG-Fachwissens „Gestaltung hybrider Arbeitsformen“. (Foto: VBG / Claudia Eggert)
Zwei Arbeitswelten kombinieren
Hybride Meetings müssen räumliche Distanz überwinden – zwischen den Menschen im Meetingraum und denen, die sich digital dazuschalten. Damit diese Distanz wirklich überwunden werden kann, braucht es neben guter Technik auch bewusste Moderation. Gute Moderation bedeutet, beide Gruppen aktiv zusammenzuführen. Wichtig ist dabei, an die nonverbale Komponente von Kommunikation und auch die informellen Momente zu denken. „Teilnehmende in Präsenz starten in der Regel mit Small-Talk ins Meeting und tauschen sich womöglich bereits vor dem eigentlichen Meeting aus“, merkt Monika Keller an. „Die Remote-Zugeschalteten kommen dann erst für das Fachliche hinzu.“ Ein gemeinsamer Einstieg, der alle Teilnehmenden auf denselben Stand bringt, schlägt die Brücke zwischen virtuellen und Vor-Ort-Teilnehmenden.
Hilfsmittel der VBG für gelungene Meetings und hybrides Arbeiten
Wie hybride Meetings gelingen, erfahren Sie im VBG-Fachwissen „Meetings im hybriden Kontext“: Meetings im hybriden Kontext | VBG
Sie möchten ihre Zusammenarbeit in hybriden Team-Konstellationen weiterentwickeln? Dann empfehlen wir ihnen den Workshop „Team-Agreements“: Team Agreements | VBG
Einen Überblick über zentrale Merkmale, Chancen und Risiken hybrider Arbeit sowie Möglichkeiten zur Gestaltung erhalten Sie im VBG-Fachwissen „Gestaltung hybrider Arbeitsformen“.
Was tun, wenn Teams in der Meeting-Routine feststecken?
Die Öffentlichkeitsarbeit der VBG steckte zwischen eng getakteten Kalendern und wenig übriger Zeit für konzentriertes Arbeiten fest. Deshalb beschloss die Abteilung, einen Monat lang „meetingfrei“ zu arbeiten – zumindest, was die internen Teammeetings anging. Für alle Beteiligten war das ein großer Schritt aus der Komfortzone.
Zeitstress entzerren mit asynchronen Arbeitsweisen
Statt Meetings nutzte das Team asynchrone Formate und arbeitete mit digitalen Boards, auf denen Informationen und Fragestellungen gesammelt und mit Deadlines versehen wurden. So wusste jede Person, bis wann das eigene Feedback benötigt wurde. Manche Themen ließen sich auf diese Weise schnell klären und bearbeiten, andere waren komplexer. Für umfangreichere Inhalte erstellten die Mitarbeitenden kurze Präsentationsvideos, die Schritt für Schritt durch die Unterlagen führten.
Das Fazit: Viel Neues gelernt!
Neben den neuen Funktionen der digitalen Tools lernte das Team der Öffentlichkeitsarbeit vor allem, Fragestellungen besser vorzubereiten. Die schriftliche Abstimmung half dabei, Gedanken von Anfang an klar und präzise zu formulieren – und sparte so am Ende viel Zeit. Gleichzeitig gewann das Team Meetings wieder mehr Wertschätzung ab. Einige der asynchronen Methoden behält die Abteilung auch weiterhin bei, denn nicht jedes Thema braucht ein Meeting.
Sicherlich ist ein solches Experiment nicht für jedes Team geeignet. Aber kleine Veränderungen können bereits viel bewegen – wichtig ist, dass alle an einem Strang ziehen. Vielleicht ist das auch für andere Teams ein lohnenswerter Versuch?
