Zu viele Besprechungen? Das muss nicht sein!
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Besprechungen sind nützlich.
Zum Beispiel:
- für neue Ideen
- für gemeinsame Entscheidungen
- für gute Zusammenarbeit
Besprechungen kosten Zeit.
Viele Menschen haben noch andere Aufgaben.
Das kann Stress machen.
Stress ist nicht gut.
Was macht eine gute Besprechung aus?
Monika Keller sagt:
Eine Besprechung braucht ein klares Ziel.
Monika Keller ist Psychologin.
Das heißt:
Sie weiß viel über Menschen.
Sie arbeitet bei der VBG.
Die VBG hilft den Menschen, sicher zu arbeiten und gesund zu bleiben.
Moderation und Aufgaben
Eine Person leitet die Besprechung.
Diese Aufgabe heißt Moderation.
Die Person heißt Moderator oder Moderatorin.
Die Moderation sorgt für einen guten Ablauf.
Sie achtet auf wichtige Fragen:
- Worüber sprechen wir?
- Was ist wichtig?
- Wie geht es weiter?
Die Moderation muss nicht alles allein machen.
Auch andere Menschen im Team können Aufgaben übernehmen.
Zum Beispiel:
- auf die Zeit achten
- ein Protokoll schreiben
Ein Protokoll ist eine Zusammenfassung.
Darin steht:
Was war in der Besprechung wichtig?
Wichtig ist auch:
Manchmal muss die Führungs-Kraft die Besprechung leiten.
Auch andere Menschen im Team können moderieren.
Die Aufgabe kann wechseln.
Das entlastet die Führungs-Kraft.
Klare Regeln im Team
Klare Absprachen sind wichtig.
Alle müssen wissen:
- Wer macht was?
- Was wird erwartet?
Die VBG hat dafür den Workshop „Team Agreements“.
In diesem Workshop bespricht das Team die Regeln.
Regeln für die Zusammenarbeit.
Eine gute Tages-Ordnung ist wichtig
Vor einer Besprechung gibt es eine Tages-Ordnung.
Eine Tages-Ordnung ist ein Plan für die Besprechung.
In der Tages-Ordnung steht:
- Welche Themen werden besprochen?
- In welcher Reihenfolge?
- Was sollen alle vorbereiten?
Monika Keller sagt:
Eine gute Tages-Ordnung hilft allen bei der Besprechung.
Sie strukturiert die Besprechung.
Mit einer guten Tages-Ordnung können sich alle besser vorbereiten.
Dann sehen alle schneller:
- Was kann ich machen?
- Was ist meine Aufgabe?
Die Arbeit wird leichter.
Und alle können besser planen.
Aufgabe der Moderation
Die Moderation achtet auf die Zeit.
Die Moderation ordnet lange Gespräche.
Alle sollen etwas sagen können.
Manchmal hilft eine einfache Frage.
Zum Beispiel:
Gibt es noch andere Erfahrungen?
Dann sprechen mehr Menschen mit.
Kreative Arbeit braucht Struktur
Eine Besprechung kann auch kreativ sein.
Aber auch dann muss klar sein:
- Wann ist Zeit dafür?
- Wie arbeiten wir?
Dann kann kreative Arbeit gut klappen.
Dafür gibt es verschiedene Methoden.
Zum Beispiel:
Mehrere Menschen sammeln viele Ideen zu einer Frage.
Das nennt man Brainstorming.
Brainstorming ist ein englisches Wort.
Oder man nutzt eine digitale Pinnwand.
Eine digitale Pinnwand ist eine Fläche auf dem Computer.
Dort können Menschen zusammenarbeiten.
Sie schreiben ihre Ideen auf die digitale Pinnwand.
Zeit für eine Pause
Pausen sind wichtig.
Viele Menschen vergessen Pausen.
Das ist schlecht.
Digitale Meetings sind anstrengend.
Die Menschen schauen lange auf den Bildschirm.
Monika Keller sagt auch:
Führungs-Kräfte sind ein Vorbild.
Wenn sie Pausen einplanen, ist das gut.
Für sie selbst.
Und für die anderen im Team.
Hybride Meetings brauchen besondere Aufmerksamkeit
Es gibt auch hybride Meetings.
Hybrid heißt:
Einige Menschen sind im Raum.
Andere sind nur am Computer mit dabei.
Hybride Meetings sind oft schwer.
Deshalb braucht man gute Technik.
Aber das reicht nicht allein.
Eine gute Moderation ist auch wichtig.
Die Moderation sorgt dafür, dass die beiden Gruppen zusammenarbeiten.
Wichtig ist nicht nur das Sprechen.
Auch persönlicher Kontakt ist wichtig.
Die Menschen im Raum reden oft schon vor der Besprechung.
Zum Beispiel Small Talk.
Small Talk ist ein englisches Wort.
Das bedeutet:
Ein kurzes Gespräch über einfache Dinge.
Die Menschen am Computer kommen oft erst später dazu.
Das ist nicht gut.
Deshalb ist ein gemeinsamer Start wichtig.
Dann haben alle dieselben Informationen.
Beispiele aus der Praxis
Manche Teams haben sehr viele Besprechungen.
Dann bleibt wenig Zeit für ruhige Arbeit.
So war es auch bei der VBG.
In der Abteilung für Öffentlichkeits-Arbeit.
Die Kalender waren voll.
Für andere Aufgaben blieb kaum Zeit.
Deshalb probierte das Team etwas Neues.
Einen Monat lang gab es keine internen Besprechungen.
Das Team arbeitete anders.
Es arbeitete asynchron.
Asynchron bedeutet:
Die Menschen arbeiten nicht zur gleichen Zeit.
Sie antworten später.
Sobald sie Zeit haben.
Das Team lernt viel
Das Team nutzte ein Computer-Programm.
Damit sammelte es Informationen.
Es schrieb Fragen und Fristen auf.
Eine Frist ist ein Termin.
Bis zu dem Termin muss etwas fertig sein.
So wussten alle:
- Was wird gebraucht?
- Bis wann braucht jemand eine Antwort?
Schritt für Schritt beantwortete das Team alle Fragen.
Das Team lernte viel.
Zum Beispiel:
- digitale Werkzeuge besser nutzen
- Fragen besser vorbereiten
- Gedanken genauer aufschreiben
Das hatte Vorteile.
Alles war schriftlich.
Viele Sätze wurden klarer.
Viele Sätze wurden genauer.
Das sparte Zeit.
Das Team merkte auch:
Besprechungen sind gut.
Aber nicht für jedes Thema braucht man eine Besprechung.
Wichtig ist:
Alle müssen mitmachen.
Alle sollten zusammen eine Lösung suchen.
Dann werden Besprechungen besser.
Und die Arbeit wird leichter.
Redaktioneller Hinweis:
Der Text der Leichten Sprache ist mithilfe der Künstlichen Intelligenz entstanden.
Danach wurde der Text von Menschen geprüft.
Menschen mit Behinderungen haben den Text nicht geprüft.