Mit der Bürgermeisterin zum Hintergrundgespräch, für den Bezirksticker zum Nachhaltigkeitsfest oder in den Schnitt für das Insta-Video zum Weltkindertag: Für das Team der Pressestelle im Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg ein ganz normaler Arbeitstag. Nebenbei gilt es, das Pressepostfach stets im Auge zu behalten. Viel Zeit, sich zusammenzusetzen und Grundlegendes zu reflektieren, bleibt da selten. 

Das ist heute anders. An diesem Freitag Mitte Oktober steht im Sitzungssaal an der Frankfurter Allee ein Workshop zur Organisation der hybriden Zusammenarbeit auf dem Programm: Team Agreements. Mit dem kostenfreien Online-Angebot der VBG können Teams Vereinbarungen treffen, wie sie ihre Arbeit an unterschiedlichen Orten am besten gestalten. Und das äußerst niedrigschwellig: in drei Stunden und ohne externe Unterstützung.

Los geht’s. Der Timer auf dem Workshop-Screen läuft. „Das hybride Arbeiten ist für uns aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Es ist modern und passt zu uns und unseren Aufgaben“, setzt Sara Lühmann, Leiterin der Pressestelle, mit einem einführenden Statement den Rahmen für die nächsten drei Stunden. Danach dürfen alle Teammitglieder ihr bevorzugtes Szenario für die Zusammenarbeit benennen. Von „fast immer im Büro“ bis zur Arbeit in Präsenz „als seltene Ausnahme“. Im Großen und Ganzen ist man sich einig, Unterschiede liegen in den Details. Drei der fünf zur Wahl stehenden Szenarien werden genannt, am Ende des Workshops muss sich das Team auf eines einigen.

Wachsendes Team als Herausforderung

Sechs Personen arbeiten in der Pressestelle des Bezirksamts, vier Vollzeitstellen, von denen eine aktuell unbesetzt ist, und zwei Nachwuchskräfte. Bis voriges Jahr war das Team zu zweit. Die personelle Aufstockung hat die Teamdynamik verändert. „Es ist mehr Abstimmung nötig“, sagt Lühmann. „Auf der einen Seite benötigen wir viel Präsenz zum Beispiel für Onboardings. Auf der anderen Seite stoßen wir an räumliche Grenzen, da ist das Homeoffice eine echte Entlastung.“

Zurück zum Workshop. Für den haben sich die Teilnehmenden individuell auf sechs Themengebiete vorbereitet: von den täglichen Aufgaben über die eigenen Bedürfnisse bis zu Fragen der gesunden Arbeitsgestaltung und des Zusammenhalts. Auch die Themen Technik und Räumlichkeiten stehen auf der Agenda. Die Frage, welche Aufgaben sich am besten wo erledigen lassen, ist für das Team der Pressestelle schnell geklärt: Erfordern Tätigkeiten hohe Konzentration, ist das Homeoffice ideal, für intensiveren Austausch und Brainstormings das Büro. Haken dran.

Bislang wird in der Pressestelle die Frage, wer wann wo arbeitet, flexibel und nach tagesaktuellen Anforderungen beantwortet. Absprachen dazu finden im wöchentlichen Jour fixe und ongoing per Teamkalender statt. „Im Prinzip können alle jederzeit im Homeoffice arbeiten“, sagt Lühmann. „Mehr als einmal pro Woche nimmt das aber kaum jemand in Anspruch.“

Verständnis für die unterschiedlichen Bedürfnisse entwickeln

Im Workshop ist das Team derweil beim zweiten Thema: den persönlichen Bedürfnissen. Hier werden erstmals unterschiedliche Perspektiven deutlich: „Ich finde die Flexibilität toll, das Büro ist für mich aber eine Art sicherer Ort“, sagt Sabine Böhnig, die seit anderthalb Jahren in der Pressestelle arbeitet. „Nur Homeoffice wie in der Pandemie würde mir Angst machen.“ Für ihren Kollegen Tim dagegen ist der lange Arbeitsweg ein starkes Argument für das Homeoffice. „Die Work-Life-Balance ist einfach besser, man hat mehr vom Tag.“ Die Sorge vor sozialer Isolation hier, der Wunsch nach mehr Ausgewogenheit dort – auch um diese vermeintlich kleinen Dinge geht es bei Team Agreements: Verständnis für die Kollegin und den Kollegen entwickeln. 

Der Blick auf den Timer zeigt: Hier hat sich das Team ein wenig verquatscht, auf zum nächsten Punkt. Jetzt geht es darum, wie und mit welchen Tools ein reibungsloser Austausch gelingt. Das Team einigt sich auf Slack als Hauptkanal neben E-Mails. Dafür werden sich alle die Anwendung aufs Smartphone laden, die App-Einstellungen will man gemeinsam im nächsten Jour fixe optimieren, die Anzahl der Gruppenkanäle reduzieren. Auch Nachwuchskräfte sollen ein Diensthandy bekommen, mit der IT sollen weitere Details geklärt werden. All das wird – wie auch die Ergebnisse zu den anderen Themen – als vorläufiges „Team Agreement“ festgehalten. Am Ende des Workshops ist Zeit, die Vereinbarungen feinzuschleifen.

Pause. Zeit zum Plaudern – und für ein Zwischenfazit. „Ich bin überrascht, wie gut der Workshop ohne externe Moderation läuft“, sagt Sophie Lauster. „Vor allem der Timer ist super. Bei so einem Thema verliert man sich sonst schnell.“ Lauster ist seit sechs Wochen Trainee in der Pressestelle und findet es gut, sich der hybriden Zusammenarbeit im Team mal etwas ausführlicher zu widmen. „Für mich als Neue ist es wichtig, die Abläufe, aber auch die Sichtweisen der anderen, kennenzulernen und mich einbringen zu können.“

Gesundheit als großes Thema

Weiter geht’s mit den beiden letzten Fragekomplexen. Beim Thema Gesundheit bespricht das Team die Aspekte Vereinsamung, Entgrenzung, Stress auf der einen, Bewegung, Ergonomie und Pausen auf der anderen Seite. Zu den Punkten, auf die es sich einigt, gehört auch, Grenzen klar zu kommunizieren und auch mal nein zu sagen. Außerdem beschließt das Team, sich in einem Folgeworkshop intensiver mit Strategien zum Umgang mit Stresssituationen zu beschäftigen. 

Die letzte Dreiviertelstunde des Workshops dient der Finalisierung der Team Agreements: Gibt es Redundanzen, wurde etwas vergessen, soll irgendetwas strikter oder weniger strikt formuliert werden? Schließlich muss sich das Team auf das Szenario einigen, das die künftige Zusammenarbeit am besten beschreibt. War die Bandbreite zu Beginn des Workshops recht groß, haben sich die Teammitglieder im Laufe der Diskussion angenähert. Sie entscheiden sich einstimmig für Szenario C, das die Arbeit im Büro und außerhalb „etwa in Balance“ vorsieht. Jetzt noch die finalen Team Agreements als PDF herunterladen und dann ist Schluss.

Fazit: Wichtig, sich die Zeit zu nehmen

Und wie war’s? „Ich bin überrascht, wie viel wir zu besprechen hatten“, sagt Lühmann. „Ich glaube, wir waren alle davon angetan, uns mal ungestört zusammenzusetzen, um grundsätzliche Dinge gebündelt zu diskutieren. Dafür bleibt sonst wenig Zeit.“ Auch für Sabine Böhnig war das ein großes Plus des Workshops: in kurzer Zeit viel besprechen. „Richtig gut hat mir außerdem gefallen, das im Kernteam zu machen und nicht in großer Runde. Dadurch habe ich keine Hemmungen gehabt, offen anzusprechen, was ich denke“, so Böhnig.

Die Offenheit ihres Teams war auch für Lühmann ein echter Gewinn: „So intensiv haben wir uns zur Stressbelastung in unserem Job, aber auch beispielsweise zum Thema Pausen, noch nie ausgetauscht. Das hat mir als Führungskraft die Dringlichkeit bestimmter Dinge verdeutlicht.“

Die Frage, ob der Workshop etwas gebracht hat, kann die Teamleiterin daher klar bejahen. „Abgesehen davon, dass wir uns gemeinsam auf die für uns beste Art der hybriden Zusammenarbeit verständigt und auch konkrete Maßnahmen beschlossen haben, sind die Team Agreements wahnsinnig hilfreich für das Onboarding neuer Teammitglieder“, sagt Lühmann. 

Und das wird schon bald wieder relevant: Am 1. November fängt eine neue Kollegin an. Dann wird es wieder etwas enger in der Pressestelle des Bezirksamts Friedrichshain-Kreuzberg. Und die Organisation der hybriden Zusammenarbeit noch ein Stück wichtiger. Die Basis dafür hat das Team heute gemeinsam erarbeitet.