Verständliche Behördenschreiben für alle? Ja, bitte!
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Juristische Sprache, standardisierte Formulare und verschachtelte Sätze: Oft sorgt Post von der Behörde eher für Stirnrunzeln als für Klarheit – und führt damit zu Nachfragen und Unsicherheiten. „Dagegen wollten wir etwas tun, mithilfe von Künstlicher Intelligenz”, sagt Janin Steitz, Projektleiterin und Referentin für Unternehmensstrategie in der VBG-Stabsstelle Unternehmensentwicklung, Digitalisierung und Projekte (UDP). „Wir verschicken jedes Jahr 4,2 Millionen Schreiben an unsere Mitgliedsunternehmen und Versicherten. Und natürlich möchten wir, dass die Informationen darin bestmöglich ankommen. Auch um unsere Kolleginnen und Kollegen durch eine Abnahme von Rückfragen zu entlasten und ihnen mehr Zeit für individuelle Anliegen zu ermöglichen.“
Janin Steitz (Projektleiterin und Referentin für Unternehmensstrategie in der VBG-Stabsstelle UDP) und Juliane Jarr (Referentin Kulturwandel bei der VBG) haben die KI-Anwendung VBG-KlarText erfolgreich umgesetzt. Durch ihre enge Abstimmung mit den Fachbereichen ist die Anwendung ein Gewinn für Versicherte und Mitarbeitende. (Foto: Dr. Ingo Großer)
Eine KI-Innovation für mehr Klarheit in der öffentlichen Kommunikation
Seit Ende 2024 arbeitet die VBG an einer KI-Anwendung. Das Ergebnis: VBG-KlarText, eine Erweiterung in Microsoft Word, die auf Wunsch der Beschäftigten ausgehende Schreiben auf Verständlichkeit prüft und konkrete Formulierungsvorschläge macht. „Im gesamten Projektzeitraum haben wir eng mit den Kolleginnen und Kollegen aus den Fachbereichen zusammengearbeitet“, erklärt Juliane Jarr, Referentin Kulturwandel bei der VBG. „So konnten wir sicherstellen, dass die Optimierungen tatsächlich hilfreich und praxisnah sind.”
Nach mehreren Prototypen und Tests durch die Beschäftigten folgte eine Zufriedenheitsumfrage unter ausgewählten Mitgliedsunternehmen und Versicherten. „Insgesamt haben wir von allen Seiten wertvolle Rückmeldungen bekommen“, sagt Janin Steitz. „Und jetzt freuen wir uns, dass unsere Kolleginnen und Kollegen endlich in der Praxis mit der KI arbeiten können, ganz unkompliziert in Microsoft Word, vergleichbar mit der Rechtschreibprüfung.“
Klartext sprechen – was bedeutet das eigentlich genau?
„Viele denken bei komplizierter Behördensprache als erstes an Formulierungen wie ‚Mehrstück‘ statt ‚Kopie‘ – aber solche Wörter kommen in unseren Schreiben eigentlich gar nicht vor. Vielmehr geht es um juristische Passagen und verschachtelte Sätze”, erklärt Janin Steitz. Die optimierten Sätze kommen schneller auf den Punkt, sind kürzer und direkter in der Ansprache.
Nachmachen erwünscht: VBG-KlarText jetzt auch für andere Behörden nutzbar
Die KI-Anwendung VBG-KlarText steht ab sofort zur Nachnutzung auf der Plattform openCode bereit. Das Projekt wurde im Rahmen der Digitalisierungsstrategie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) umgesetzt. VBG-Projektleiterin Janin Steitz: „VBG-KlarText soll für mehr Klarheit in der öffentlichen Kommunikation sorgen. Daher haben wir die Anwendung von Beginn an als nachnutzbare und skalierbar gestaltete KI-Anwendung geplant und entwickelt.“ Ziel ist es, die Erfahrungen und Ergebnisse der VBG für andere Behörden und Organisationen nutzbar zu machen und so verständliche Verwaltungssprache flächendeckend zu stärken.
Die Nachnutzung von VBG-KlarText ist bewusst niedrigschwellig gestaltet, setzt jedoch bestimmte Rahmenbedingungen voraus:
- Bereitstellung einer geeigneten IT-Infrastruktur
- Deployment durch einen IT-Dienstleister (intern oder extern)
- Anpassung an organisatorische Anforderungen und fachliche Kontexte
Dabei bietet VBG-KlarText bewusst ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit wie die Einbindung unterschiedlicher Sprachmodelle und der Einsatz passend zu den organisatorischen, rechtlichen und technischen Anforderungen.
Detaillierte Informationen zur Nachnutzung und die vollständige Codebasis der Anwendung finden Sie auf openCode, der zentralen Plattform der öffentlichen Verwaltung für Open-Source-Software: https://behoerden-klartext.usercontent.opencode.de/dokumentation/
Mythen und Wahrheiten zur Behördensprache
Mythos: Je komplexer ein Schreiben formuliert ist, desto besser.
Wahrheit: Einfache Sprache steigert das Verständnis und sorgt dafür, dass Informationen tatsächlich ankommen.
Mythos: Manche Zielgruppen brauchen eine komplizierte Sprache, andere einfachere Formulierungen.
Wahrheit: Klare Sprache ist für alle Zielgruppen gleichermaßen verständlich und präzise – und damit ein Gewinn für alle.
Mythos: Fachlich besonders qualifizierte Personenkreise erwarten eine komplizierte Sprache.
Wahrheit: Auch Expertinnen und Experten profitieren von sprachlicher Klarheit, da sie Missverständnisse reduziert und die Zusammenarbeit erleichtert.
