Wann haben Sie Ihren Computer zuletzt angeschrien? Seltsame Frage? Nicht unbedingt. Immerhin 70 Prozent der Befragten einer Bitkom-Studie haben ihrem Ärger schon dadurch Luft gemacht, dass sie ein technisches Gerät angebrüllt haben, wenn es nicht funktionierte. So weit, so normal offenbar.

Müsste es aber nicht sein. Denn Technikfrust ließe sich in den meisten Fällen vermeiden, ist sich Stefan Brandenburg sicher. Brandenburg ist Professor für Allgemeine Psychologie und Human Factors an der TU Chemnitz und forscht dazu, wie Menschen mit Technik interagieren. Wenn es dabei hakt und der Blutdruck vor der Tastatur steigt, hat dies häufig den Grund, dass eben diesen „Human Factors“ zu wenig Beachtung geschenkt wurde. „Technik sollte von Menschen für Menschen gemacht werden. Wird sie aber oft nicht“, sagt der Wissenschaftler.

Und das kann Folgen haben: zum Beispiel mangelnde Usability und an den Bedürfnissen vorbeigehende Anwendungen. Für Bürobeschäftigte besteht dadurch erhebliches Frustpotenzial. In allererster Linie bei der Einführung neuer Software und bei Änderungen in bekannten Anwendungen, weiß Brandenburg: „Die Bedienung von Bürosoftware ist Gewohnheitssache, ein Wechsel wird oft als anstrengend wahrgenommen.“ Die Einarbeitung in neue Software wird so schnell zur motivationalen Frage, kann als starke Belastung erlebt werden und zu einem vermeidenden Verhalten führen. 

Kommen Beschäftigte dann noch mit dem Programm nicht zurecht, kann sich das negativ auf die Arbeitszufriedenheit auswirken. „Typische Effekte sind Gefühle von Inkompetenz oder mangelnder Selbstwirksamkeit. Darunter leiden nicht nur die Menschen, sondern auch deren Produktivität“, so Brandenburg. Führt ein täglicher Umgang mit frustauslösenden Tools zu einer langanhaltenden Belastung, könne das in Extremfällen sogar dazu beitragen, dass Beschäftigte das Unternehmen verließen.

Ungesunder Hang zur „Featuritis“

Dass dabei nicht immer die beste Lösung herauskommt, liegt auf der Hand. Brandenburg: „Dabei wissen wir aus der Usability-Forschung sehr gut, wie eine menschzentrierte Gestaltung von Technologie funktioniert.“ Entscheidend dafür sei eine saubere Anfangsanalyse: Welche Anforderungen hat das Unternehmen, welche Beschäftigten, welche technologischen Voraussetzungen und welche organisatorischen Rahmenbedingungen? „Diese Anforderungsanalyse schließt immer die Menschen mit ein, die mit der Anwendung arbeiten sollen“, sagt der Wissenschaftler. „Das heißt nicht, dass ich alle Mitarbeitenden fragen muss, aber wenn ich mit drei von ihnen spreche, habe ich schon einen menschzentrierten Ansatz.“ Schließlich sei auch eine Evaluationsphase wichtig, in der die Frage beantwortet wird, ob die Technologie auch wirklich die Anforderungen erfüllt. „Im Alltag werden einige dieser Schritte leider oft weggelassen“, so Brandenburg.

Die Vorteile menschzentrierter Technik

Und das ist im wahrsten Sinne des Wortes zu kurz gedacht. Denn: „Die Vorteile einer menschzentrierten, durchdachten Software liegen auf der Hand: Sparen alle Mitarbeitenden jeden Tag nur zehn Minuten, hat man am Ende des Jahres einen riesigen Produktivitätsgewinn“, so Brandenburg. Und das ist nur der messbare Vorteil gut funktionierender Anwendungen. Denn die können eine echte Win-win-Situation bewirken. „Haben Leute bei neuer Software ein Aha-Erlebnis, weil der Workflow einfacher geworden ist und sie sich ganz auf ihre Arbeit fokussieren können, sind sie nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener“, sagt Brandenburg. „Eine gute Software zeichnet sich dadurch aus, dass sie in den Hintergrund tritt und bei der Benutzung nicht Gegenstand von Gedanken ist.“

Es lohnt sich also, gerade in der Auswahl-, Gestaltungs- und Einführungsphase neuer Anwendungen etwas mehr zu investieren – an Zeit, aber gegebenenfalls auch an Geld. Das betrifft auch das Ausrollen, das oft als harter Cut wahrgenommen wird. „Bei einer Einführung über Nacht sind dann plötzlich alle Routinen weg“, warnt Brandenburg. „Besser kann es sein, in einer Abteilung oder mit einigen Mitarbeitenden zu beginnen und die Software Stück für Stück auszurollen. So können diejenigen, die schon Ahnung haben, andere anlernen.“

Mehr Achtsamkeit im Umgang mit Technik

Insgesamt rät Brandenburg sowohl Entscheidern und Führungskräften als auch Beschäftigten zu mehr Achtsamkeit im Umgang mit Technik. Das meint auf der einen Seite nicht nur die gründliche Bedarfsanalyse, sondern auch eine gesunde Fehlerkultur im Unternehmen, eine Sensibilisierung für Probleme und Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie Verständnis für ihren Ärger, wenn er denn aufkommt. Auf der anderen Seite sollten Beschäftigte versuchen, offen für Neues zu bleiben – denn nicht immer ist die Technik schuld am Frust. „Unsere Lebensarbeitszeit wird immer länger. Wenn ich ab 50 schon das Gefühl habe, mich mit Neurungen nicht mehr auseinandersetzen zu müssen, kann das noch viele frustrierende Arbeitserlebnisse mit sich bringen“, gibt Brandenburg zu bedenken. „Und lebenslanges Lernen ist doch eigentlich auch ganz schön. Das hält die kognitiven Strukturen fit.“