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Gefährdungsbeurteilung per App
Foto: VBG/Alexandra Baier

ZeitarbeitGefährdungsbeurteilung per App

Arbeitsplatzbesichtigungen sind notwendig – kosten aber viel Zeit und Papier. Doch es gibt Möglichkeiten, den Prozess effizienter zu gestalten. Der Personaldienstleister Hofmann Personal setzt eine App ein. Warum sich das lohnt, erzählt die leitende Fachkraft für Arbeitssicherheit Ute Günther.

Der Ablauf ist Unternehmen der Zeit­arbeits­branche bestens bekannt: Die Disponentin oder der Disponent fährt mit Stift und Zettel zum Einsatz­betrieb und begutachtet vor Ort, wie Arbeits­sicherheit, Gesundheits­schutz und Unter­weisungen umgesetzt werden. Wieder zurück im Büro, werden die hand­schriftlichen Notizen am Computer über die entsprechende Software ins System über­tragen. Zweimal nimmt man diese Daten also buchstäblich in die Hand. Bei einem Folgebesuch beginnt der gleiche Prozess erneut. Das muss einfacher gehen, überlegte man sich bei Hofmann Personal. In der Nürnberger Firma wird im Rahmen einer Digitalisierungs­strategie regel­mäßig geprüft, was man mithilfe digitaler Technik vereinfachen, verbessern und sicherer machen kann – Geschäfts­führerin Ingrid Hofmann treibt dieses Thema aktiv voran. Eine App existiert schon im Betrieb, mit der unter anderem Gleitzeit- oder Urlaubs­anträge gestellt werden können. Mit der Idee, diese um ein Modul für die Gefährdungs­beurteilung zu erweitern, wandte sich Hofmann an die VBG. Das war schließlich der Auslöser für ein gemeinsames Forschungs­projekt des Unter­nehmens mit der VBG und der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg. Letztere sollte die Wirkung einer solchen App anhand verschiedener Kriterien wissen­schaftlich evaluieren.

Jede App braucht ein klares Ziel

Ute Günther ist leitende Fachkraft für Arbeitssicherheit und Mitglied im Executive Committee bei Hofmann Personal.

Ute Günther ist leitende Fachkraft für Arbeitssicherheit und Mitglied im Executive Committee bei Hofmann Personal.

Foto: VBG/Alexandra Baier

„Mit der App hatten wir von Anfang an ein klares Ziel“, erzählt Ute Günther. „Wir wollten unseren Personal­disponentinnen und -disponenten den Prozess der Gefährdungs­beurteilung und der Begehungen erleichtern, indem wir die Abläufe weiter verschlanken. Gleich­zeitig musste sicher­gestellt sein, dass unsere Zeit­arbeits­kräfte optimal geschützt sind.“ Um das zu erreichen, brauchte es einiges an Vorarbeit. Ganz besonders wichtig: die Anforderungen an die App fest­zu­legen. Im Kern soll die Gefährdungs­beurteilung vor Ort komplett mit der Applikation durch­geführt werden. Alle Daten werden also ins Smartphone eingegeben und landen so direkt im IT-System des Betriebs. Beim Folge­besuch sind sie in der App mit dabei und müssen darin – wenn nötig – lediglich angepasst werden. Der Zugriff und die Eingabe erfolgen also stets in Echtzeit, das Nachtragen am Computer entfällt. Damit die Anwendung möglichst reibungs­los und eindeutig funktioniert, mussten im Aufbau der App einige zentrale Dinge berücksichtigt werden: „Ein Beispiel ist User­führung“, erläutert Ute Günther, „denn das Thema ist an sich schon komplex. Also müssen die Nutzerinnen und Nutzer möglichst selbst­erklärend durch die Anwendung geführt werden.“ Neben Textfeldern zur freien Formulierung gibt es also auch einige Angaben, die per Checkbox oder Drop-down-Menü mit einem Klick abgehakt werden können. Ein Feature begeistert die Nutzerinnen und Nutzer und auch Ute Günther besonders: Die Freitextfelder können per Spracheingabe gefüllt werden. „Das war für mich von Anfang an eine Voraussetzung: Man sollte so wenig wie möglich tippen müssen. Das Sprechen geht schnell und unkompliziert – und das steigert die Motivation.“ Fast ein Jahr hat die Entwicklung mit allen Test­runden gedauert. Doch die Zeit brauchte es laut Ute Günther auch. Da Hofmann Personal von der Chemie über die Auto­mobil­branche bis hin zur Lebens­mittel­industrie den gesamten Arbeitsmarkt bedient, müssen alle entsprechenden branchen­spezifischen Merkmale berücksichtigt werden. Zudem muss eine App so flexibel sein, dass bei einer möglichen Gesetzes­änderung die Prozesse und Abfragen entsprechend kurz­fristig angepasst werden können.

„Mir geht nichts verloren“

Mit der App sind die Daten der Gefährdungsbeurteilung leicht zu erfassen und zu jeder Zeit verfügbar.

Mit der App sind die Daten der Gefährdungsbeurteilung leicht zu erfassen und zu jeder Zeit verfügbar.

Foto: VBG/Alexandra Baier

Und wie kommt die App bei ihren Nutzerinnen und Nutzern an? Offenkundig und positiv ist für alle die Zeit­ersparnis und die Reduzierung von Administration, weiß Ute Günther zu berichten. Ein Feedback, das sie erhielt, fasst den Auftrag der App gut zusammen: „Mir geht nichts verloren.“ Auch der Einsatz zeit­gemäßer Mittel gefällt vielen gut. Die Evaluation im Rahmen des Forschungs­projekts ermittelte zudem ein Plus an Sicherheit. Einerseits werde der Verlust von Daten minimiert, anderer­seits haben die Informationen eine höhere Qualität, da sie direkt vor Ort, also realitätsnah erfasst und gespeichert werden. Erinnerungs­lücken gibt es quasi nicht.

„Wie sich das Ganze lang­fristig auf die Unfall­zahlen auswirkt, wird sich noch zeigen“, berichtet Ute Günther. Im kurzen Zeit­raum der Studie, in dem durch die Pandemie generell weniger Besichtigungen statt­fanden, gibt es hier noch keine verlässliche Daten­grund­lage. Das Potenzial der App ist jedoch erwiesen, weshalb Hofmann Personal für das Projekt im Rahmen des VBG-Prämien­verfahrens eine Prämie erhielt.

Beschäftigte früh einbinden

„Natürlich gab es auch ein paar Akzeptanz­probleme“, beurteilt Ute Günther den Ablauf. „Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, und Veränderung bedeutet für manchen erst mal nichts Gutes.“ Umso wichtiger war es, dass sie und ihr Team die Beschäftigten früh­zeitig einbezogen und viel mit ihnen kommuniziert haben. Für ratsam hält Ute Günther es außerdem, dass eine Gruppe von Mitarbeitenden auch an den Tests während der Entwicklung teilnimmt. Wer auf diese Weise selber an der App mit­gearbeitet habe, nehme sie viel eher an. Neben offiziellen Schulungen zur Nutzung können solche Key-Userinnen und -User dann auch andere Beschäftigte auf kurzem Weg dabei unter­stützen, die App kennen­zu­lernen und erfolgreich anzuwenden. Ist der Anfang erst einmal gemacht, kann sich keiner mehr den Weg zurück zum Papier vorstellen.

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