Interne KommunikationDie Qual der Wahl – Welches Medium passt zu meinem Unternehmen?
In Unternehmen werden ständig Informationen ausgetauscht: ob strategische Neuigkeiten von der Geschäftsführung, ein Update zum Betriebsfest oder Neuerungen zur Arbeitssicherheit. Die Neuigkeiten sollten zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal übermittelt werden und, vor allem, alle Kolleginnen und Kollegen erreichen.
Dafür eignet sich, je nach Unternehmen, nicht jedes Medium. Wir stellen die gängigen Werkzeuge der Mitarbeiterkommunikation vor.
Das Schwarze Brett: der Klassiker
Als Tafel, Pinnwand oder auch digital als Display zeigt es wechselnde Neuigkeiten. Je nach thematischer Ausrichtung kann jede oder jeder Beschäftigte oder auch nur eine festgelegte Personengruppe Aushänge anbringen.
Vorteile:
- An gut besuchten Orten – wie etwa am Eingang zur Kantine – platziert, können sich alle im Vorbeigehen informieren
- Mitarbeitende, die etwa in der Produktion tätig sind und seltener E-Mails lesen, können so erreicht werden
Nachteile:
- Oft nicht gepflegt und nicht aktuell. Jemand muss sich um die Aushänge kümmern
- Oft keine einheitliche Ansprache, da im Grunde alle Beschäftigten Informationen aushängen können
E-Mail: der Primus
„Trotz neuer Kanäle bleibt die E-Mail für die meisten Berufstätigen das Kommunikationsmittel Nummer eins“, fasst Bitkom-Geschäftsführer Bernhard Rohleder eine Umfrage zur Nutzung von E-Mails zusammen. Über E-Mails und Newsletter wird in Firmen am meisten kommuniziert.
Vorteile:
- schnell übermittelt
- leicht an unterschiedliche Gruppen adressierbar
- weit verbreitet
- Mitarbeitende können per E-Mail direkt mit ihren Vorgesetzten in Kontakt treten
Nachteile:
- Fast jeder fünfte Erwerbstätige (18 Prozent) der Bitkom-Umfrage gibt an, keine berufliche E-Mail-Adresse zu besitzen
- Bei großer Informationsflut können relevante E-Mails übersehen oder zu spät gelesen werden
Mitarbeiterzeitung: die Verbindende
Eine Mitarbeiterzeitung fördert die Identifikation mit dem Betrieb. Professionell und unterhaltsam umgesetzt, erreicht sie nicht nur alle, sondern wird auch von allen gerne gelesen.
Vorteile:
- Die Zeitung kann in Ruhe und an jedem Ort gelesen werden
- Richtig umgesetzt, nehmen die Beschäftigten das Magazin als besonders wertschätzend wahr
- Themen können vertieft und prominent behandelt werden
- Die Beschäftigten können sich mit ihren Ideen einbringen
- Die Mitarbeiterzeitung erlaubt den Blick über den eigenen Tellerrand
Nachteile:
- Nur bei regelmäßigem Erscheinen wird sie als konstante Informationsquelle wahrgenommen
- Meist leisten sich nur größere Konzerne eine Mitarbeiterzeitschrift, da die Erstellung aufwendig ist und Know-how verlangt
- Digitale Varianten erlauben im Gegensatz zum Printmedium Angebote zum Dialog, etwa durch Kommentarfunktionen
Veranstaltungen: das Echte
Versammlungen, Weihnachtsfeiern, Teambuilding-Tage: Veranstaltungen ermöglichen, sich nicht wie sonst digital oder telefonisch, sondern „in echt“ zu begegnen und auszutauschen, auch informell. Klar sollte sein: Welchen Zweck hat die Veranstaltung? Geht es um Informationsvermittlung oder um persönlichen Kontakt? Tipp: Es lohnt sich, neue Formate auszuprobieren. Schon mal was von Barcamps gehört?
Vorteile:
- Veranstaltungen bringen Menschen zusammen und stärken das Gemeinschaftsgefühl – auch über das Event hinaus
- Die persönliche Begegnung erreicht viele Beschäftigte zum gleichen Zeitpunkt, daher ist sie ein guter Anlass, um wegweisende Informationen zu teilen und Raum für Austausch zu schaffen
- Für fast jeden Anlass findet sich das passende Format
Nachteile:
- Je nach Ausprägung binden die Planung und das Event selbst Ressourcen
- Mitarbeitende, die nicht teilnehmen können, müssen hinterher auf anderem Wege eingebunden und über die Geschehnisse informiert werden
(Social) Intranet: das Exklusive
Geschlossene Gesellschaft: Das Intranet ist ein digitales Netzwerk für alle Mitarbeitenden und informiert im besten Fall über den Speiseplan der Kantine hinaus. Möglich ist etwa ein digitales Schwarzes Brett, Informationen und Materialien für neue Kolleginnen und Kollegen oder Services wie die Urlaubsplanung. Im sogenannten Social Intranet ermöglichen Web-2.0-Funktionen wie Chats, persönliche Profile oder Blogs den Austausch.
Vorteile:
- Regelmäßig mit spannenden Themen versorgt und eingängig bedienbar, ist das Intranet ein von Mitarbeitenden gern genutztes internes Medium
- Prominent platziert, finden Neuigkeiten große Beachtung
- Themen können im Intranet vertieft werden
- Das Social Intranet mit Kommentarfunktion fördert den Austausch
Nachteile:
- Mitarbeitende, die ihre Arbeit nicht im Büro am Computer verrichten, werden im schlimmsten Fall ausgeschlossen
- Es bedarf Verantwortlicher, etwa aus der Unternehmenskommunikation, um die Inhalte zu managen.
Wikis: das Schlaue
2018 lag die Zahl der Wikipedia-Artikel weltweit bei 48 Millionen. Was im Großen so gut funktioniert, geht auch im Kleinen: Einige Unternehmen ermöglichen mit Wikis den Wissenstransfer. Das Prinzip ist demokratisch: Alle können zum Wiki beitragen.
Vorteile:
- Wer möchte, kann von seinen Kolleginnen und Kollegen dazulernen – das Know-how innerhalb des Unternehmens wächst
- In einem Wiki sind Informationen schnell verfügbar und auffindbar
- Wikis können zu einer offenen Unternehmenskultur beitragen
Nachteile:
- Zugang zu einem Rechner notwendig
- Wikis erfordern eine Moderation und eine Regelung, welche Inhalte hinterlegt werden sollen
- Der Einsatz von Zeit und Kompetenzen der Beschäftigten zur Erstellung von Beiträgen und deren Aktualisierung können nur dann als sinnvoll angesehen werden, wenn für jeden Beschäftigten relevante Inhalte für die tägliche Arbeit geteilt werden
Messenger: der Direkte
Messenger sind im privaten Umfeld verbreitet. Für den beruflichen Kontext gibt es Business Messenger, die mehr können: etwa das gemeinsame Arbeiten an Projekten, einen schnellen Austausch im Team, das Teilen von Dateien und vieles mehr. Warum also statt auf Whatspp und Co nicht gleich auf Business-Lösungen setzen?
Vorteile:
- Die Trennung von privater und beruflicher Kommunikation, sofern diese nicht schon durch unterschiedliche Geräte gegeben ist
- Gruppenchats für Teams und Projekte sind möglich
- Sicheres Messaging, sofern die Systemlösung höchste Sicherheitsstandards erfüllt
Nachteile:
- Die Trennung von privater und beruflicher Kommunikation gelingt nicht immer – Grenzen definieren!
- Eine unzureichende Verschlüsselung ist ein Sicherheitsrisiko, weshalb dieses Kriterium bei der Wahl eines Dienstes entscheidend ist
Fazit: Beim Kommunizieren das Sprechen nicht vergessen
So innovativ und vielfältig die Möglichkeiten in der Kommunikation auch sind: Man sollte sich bewusst machen, dass das persönliche Gespräch niemals zu ersetzen ist. Sich Zeit dafür zu nehmen signalisiert, seinem Gegenüber Aufmerksamkeit und Wertschätzung entgegenzubringen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf das Engagement und die Motivation der Belegschaft aus, sondern auch auf deren Gesundheit.
Anregungen, Tipps und Erfahrungen finden Sie in den Certo-Beiträgen zu unserem Themenschwerpunkt Kommunikation:
- Wie wir reden wollen: Kommunikation im Unternehmen
- Wie sprecht ihr denn? Zwei Unternehmen geben Einblick
- „Vertrauen Sie Ihren Leuten!“ Interview mit Arbeitspsychologin Ines Kohl
- Offene Kommunikationskultur: Mit Vertrauen zu guten Gesprächen
- Tipps für die interne Kommunikation: So veranstalten Sie ein Barcamp
Und so setzen Sie Kommunikation präventiv ein, mit Infos und Seminaren der VBG:
Alles zur VBG-Kampagne #kommmitmensch
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