Erweiterte Erreichbarkeit„Klären Sie Erwartungen“

Frau Dr. Roscher, was verbirgt sich hinter dem etwas sperrigen Begriff „erweiterte Erreich­bar­keit“?
Erweiterte arbeitsbezogene Erreich­bar­keit ist definiert als die Erwartung, auch außerhalb der regulären Arbeits­zeiten und Arbeits­orte für Führungs­kräfte, Kunden und Kundinnen sowie Kollegen und Kolleginnen erreichbar zu sein und für Arbeits­auf­träge zur Verfügung zu stehen.

Sie sind Erreichbarkeits-Expertin und haben eine spannende Studie zu diesem Thema durch­geführt. Wie hand­haben Sie das privat? Nehmen Sie Ihr Dienst­handy mit nach Hause?
Nein, wenn ich in den Feierabend gehe, lasse ich mein Dienst­handy am Arbeits­platz. Ich gehöre auch zu denen, die ihre beruflichen E-Mails nicht auf ihr privates Handy umleiten. Nur auf Dienst­reisen nehme ich mein Dienst­handy mit.

Das klingt nach klaren Regeln. Laut Ihrer Studie hadern aber viele Führungs­kräfte und Beschäftigte mit einer klaren Trennung zwischen Beruf und Privat­leben. Warum?
Das liegt daran, dass Erreichbarkeit meist nicht proaktiv gestaltet wird. Etwa bei Smart­phones und Laptops. So können sich unaus­gesprochene Regeln und Erwartungen bilden. Dies zeigen auch die Ergebnisse unserer Studie: Erreich­bar­keit wurde bei den teil­nehmenden Betrieben fast nie bei der Ein­führung geregelt. Und: Die wahr­genommene Erreich­bar­keits­erwartung bei den Beschäftigten war viel höher als die tatsächliche Erwartung der Führungs­kräfte. Das spricht dafür, die Ausgestaltung von Erreichbar­keit im Unter­nehmen nicht einfach dem Zufall zu über­lassen, sondern genau hin­zu­schauen und Erreich­bar­keit im Sinne der Gesundheit der Beschäftigten umzusetzen.

Die wahr­genommene Erreich­bar­keits­erwartung bei den Beschäftigten war viel höher als die tatsächliche Erwartung der Führungs­kräfte.

Warum ist es überhaupt wichtig, den Umgang mit Erreichbarkeit zu klären?
Studien haben gezeigt, dass sich erweiterte Erreich­bar­keit häufig negativ auf die Gesundheit der Betroffenen auswirken kann. Erklären lässt sich dies durch entstehende Mehr­arbeit, reduzierte Erholungs­zeiten und eine geringere Abgrenzung zwischen Arbeit und Privat­leben.

Allerdings: Die Wirkung von Erreichbarkeit unterscheidet sich zwischen verschiedenen Unter­nehmen und Abteilungen erheblich. Es konnte nach­gewiesen werden, dass sich die aktive Gestaltung der Erreich­bar­keit positiv auf die Gesundheit der Beschäftigten auswirkt.

Wie verhindern Unternehmen, dass Erreichbarkeit die Gesundheit der Beschäftigten belastet?
Indem sie bestimmte Merkmale der Erreichbarkeit im Blick behalten und diese aktiv gestalten. Zum Beispiel die Steuer­bar­keit. Wenn die Beschäftigten Einfluss darauf haben oder zumindest vorher­sehen können, ob, wann und in welcher Angelegen­heit ein Kontakt statt­findet, verringert sich die Gesund­heits­belastung. Ist die Erreich­bar­keit mit persönlichen Vorteilen wie einer flexibleren und familien­schonenderen Einteilung der Arbeit verbunden? Wird die erwartete Erreich­bar­keit im Privat­leben als legitim und notwendig eingeschätzt? Ermöglicht die technische Ausstattung einen reibungs­losen und störungs­freien Austausch, oder führt sie zu zusätzlichem Stress?

Der Führungskraft und ihrem Verhalten kommt in diesem Zusammen­hang ebenfalls eine wichtige Bedeutung zu. Etwa, ob die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten zu effektiven Ergebnissen führt und die Unter­nehmens- oder Abteilungs­leitung bezüglich der eigenen Balance zwischen Arbeit und Erholung ein Vorbild ist.

Gibt es ein Grundrezept für den Umgang mit Erreichbarkeit?
Im Zuge der Studie, die wir mit acht Betrieben über zwei Jahre lang durch­geführt haben, hat ein Teilnehmer aus tiefstem Herzen gesagt: „Wie gut, dass wir einmal darüber gesprochen haben.“ Genau darum geht es: Reden hilft. Absprachen und Erwartungs­klärungen sind notwendig. Etwa darüber, wann eine konkrete Antwort auf eine Mail wirklich erwartet wird und wann die Führungs­kraft das Thema nur eben abhaken möchte und gar nicht davon ausgeht, dass jemand sich noch am Feier­abend darum kümmert.

Jeder Betrieb muss seine eigene Lösung finden, um die Erreichbar­keit für die Mitarbeitenden gesund und für die Arbeits­abläufe effizient zu gestalten.

Was sollte also ein Unternehmen konkret tun, dessen Beschäftigte von Erreichbar­keit betroffen sind?
Pauschale Maßnahmen gibt es nicht. Um negativen Auswirkungen vorzu­beugen, sollte geprüft werden, ob und wann erweiterte Erreich­bar­keit überhaupt notwendig ist. Wenn Erreichbar­keit einen Nutzen für das Unternehmen und Vorteile für die Beschäftigten verspricht, sollte diese aktiv gestaltet werden. Jeder Betrieb muss seine eigene Lösung finden, um die Erreichbar­keit für die Mitarbeitenden gesund und für die Arbeits­abläufe effizient zu gestalten. Hierbei ist es wichtig, die Beschäftigten mit­ein­zu­beziehen. Und man kann sich helfen lassen: Die VBG berät im Rahmen der Betriebs­betreuung zu erweiterter Erreich­bar­keit und bietet die Moderation von Gestaltungs­work­shops für ihre Mit­glieds­unter­nehmen an.